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風險來,你公司能戰多久? 蒲樹盛:晴天儲糧步驟

2021/07/12 劉嫈楓

突如其來的疫情,打亂了各業腳步,也成了一次機會檢視企業應對風險的測驗卷。致力打造企業標準、長年關注企業永續議題BSI東北亞區總經理蒲樹盛,就提出此次疫情之下的企業應對觀察,也提供分析框架,協助企業打造風險預備力。

 圖/unsplash
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不等危機到來 晴天就要儲糧

他指出,這次五月疫情的突然爆發,明顯看到中小企業應變不及,在數位設備的準備和意識上都不足。以BSI為例,兩、三年前,英國總部以至全球分部就已經開始建置數位設備,員工都開始配置筆電、辦公空間也都不再是固定位置,目的就是要員工適應遠端辦公模式。

此次疫情,可以預見的是,未來為了預防風險,低聚集的新工作型態將可能「新常態」。若企業本身沒有超前部署,仰賴政府指令做事,就會在風險突如其來時,應變不及。「不管企業規模大小,最好都要有晴天儲糧的意識。」蒲樹盛說。他解釋,受到衝擊的企業勢必為了解決眼前的難題,無暇顧及補足弱項。因此,承平時期或企業都該將一定預算、心力,用來強化公司或改善問題。

打造企業風險韌性 靠三步驟

但究竟該如何評估和打造應對風險的韌性?蒲樹盛也提供一套框架觀念,協助企業管理風險。

首先,是企業營用衝擊分析。蒲樹盛解釋,企業必須預先設想,一但發生急難、風險,公司的最低營運量能。換言之,倘若遇上天災、風險,在持續沒有進帳下,公司究竟能活多久。就算事件結束,企業、也無法即可恢復,因此除了判斷最低營運量能,也要設想復原期。

其次,則是要鑑別風險。遇上風險的企業,就像人體。為了繼續存活,得先經過必要衝擊分析,鑑別優先順序,「決定要先救哪個。」他說。

第三,則是確保資源。企業除了計算「最低存活期」,也要轉而盤點檢視重要資源,並確保資源的穩定性。

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盤點八項重要資源

蒲樹盛也指出,八項資源極為重要。第一就是「誰」是公司中的關鍵人?蒲樹盛以BSI為例,公司平日設想當風險意外發生時,哪位關鍵人物的缺席將會影響公司營運的永續。缺席原因百百種,或許是被挖角、又或發生意外,倘若因此,平日也要有預備人才規劃,以應對變化。

第二項則是對「生產場地」佈局和盤點。蒲樹盛,以此次一度陷於疫情危機的新竹京元電子為例。公司疫情初爆發時,外界一度憂心是否會使得產線中斷,就是一次典型案例。倘若有多處生產場地,就能夠分散風險應對。

第三,則是企業內部的數位IT通訊系統。如同此前提及,此次疫情已說明數位化趨勢不可逆,IT、資通訊將是下階段數位趨勢下的企業必備資源。

第四,則是「風險預備金」的財務準備。蒲樹盛提醒,企業規劃年度預算時,最好都要有一定比例提撥用於意外風險的發生,概念如同政府緊急預備金的規劃。然而,現今多數企業都鮮少有類似財務規劃。

第五,則是遠端資料庫的整建。此次疫情爆發,幾乎各項產業都轉向數位化,但除了硬體設備的整建,企業也必須思考在雲端、數據後端的建置,是否能讓分散各處工作的員工透過資料存取等步驟如常工作。

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第六,維持企業的基礎設備。什麼是基礎設備?蒲樹盛解釋,以工廠為例,就是公司裡的產線機台。一旦既有設備無法如常運作,是否有備用選項可以支應?而在製造業的基礎設備或許是生產機台,然而換到服務業、餐飲業,所謂的基礎設備又會是什麼?答案或許不是設備機台,但概念是相似的。

第七,則是運輸的暢通。五月中旬疫情初爆發後,不論個人、企業,立即顯現的難題就是物流塞車。因此,對於公司需要思考的是,一旦風險、意外發生時,該如何順暢地將服務、產品交付到客戶手中。

最後,則是夥伴和供應商。由於疫情蔓延,可以見到許多仰賴國外原料供給的產業都受到衝擊,例如部分關鍵化學原料都必須從國外進口,一旦中斷都將可能影響後續的生產。

因此,「透過營運衝擊分析、風險評估、確保資源三大流程」,將能協助企業適切應對風險。

多數較具規模的企業,多能超前部署,然而,這三大步驟的檢視流程若要全數做到,對中小企業是筆不小負擔。蒲樹盛建議,倘若中小企業不能一次滿足,仍可以儘可能思考上述流程,或透過其他不同選項降低風險。「如果無法百分之百減低,就要盡可能降低。」他說。

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過度僥倖、自信,誤入風險地雷區

目前無法落實,一部分基於公司量能,一部分企業低估風險也常常是起於「僥倖」和「自信」兩種心態。他解釋,僥倖的定義,就在於認為意外或事件不會發生於自己,而另一部分,則是對於自己應對,認為有本事足以收拾。而兩種心態,都將可能讓風險評估失準。

此外,不論企業、政府,對於風險的看待和意識,都處於「事後收拾」的應變救災。蒲樹盛形容,不論事前的預防,或是事後救災都勢必將有成本發生。事前預防是一種「好」成本,投入的目的都是為了預防、降低風險意外的發生,但多數仍不願意將成本投資於前期預防,最後為此得不償失。

儘管疫情漸漸趨緩,但許多趨勢都將成為新常態。蒲樹盛也提醒,企業接下來將會面臨淘汰賽,倘若在2030年前沒有搭上「碳中和」的轉型趨勢,成為綠色經濟供應產業鍊的一環,將會在市場競爭中無法勝出。而疫後生活,無接觸的數位轉型,已然成型,將會是企業要走向永續的必要關鍵。若未準備好的企業,將可能在這波轉型中,無法跟上。

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